Une préoccupation principale de HSPnet est de recueillir efficacement des données de haute qualité et de supporter la divulgation et le partage de données exactes et qui rencontrent les exigences de vie privée et de confidentialité. La gestion efficace des données dans HSPnet est réalisée par :

• Des fonctionnalités et modèles qui supportent l’entrée manuelle de données et le téléversement direct de données (listes de personnel et d’étudiants)
• Des processus pour produire des rapports personnalisés à l’aide d’assistants faciles à utiliser, et pour demander l’extraction de données complexes si non disponibles par les rapports ou assistants
• Un processus d’application pour les organismes qui ont besoin de données générales dé-identifiées pour la gouvernance, la politique, ou la recherche

Les étudiants peuvent être configurés par leur programme de formation pour avoir un accès direct à HSPnet

La fonctionnalité de base pour les étudiants est un accès en lecture seule et permet aux étudiants de voir les informations concernant leurs stages à venir et leur historique de stage, et de communiquer par téléphone ou courriel avec leurs enseignants et personnes-ressources sur le site receveur. Les étudiants peuvent aussi donner leur accord pour que leur courriel de l’établissement de formation soit divulgué aux personnes-ressources du site pour la durée de leur stage.

Les établissements d’enseignement peuvent choisir de mettre en place d’autres fonctionnalités pour les étudiants telles que le Sélecteur de sites par l’étudiant pour effectuer des recherches et donner leur préférence aux stages disponibles, le Suivi d’activité par l’étudiant pour effectuer un suivi sur les heures et expériences de stage, et des outils pour soumettre des demandes d’emploi en ligne (dans les provinces ayant mis en œuvre ce processus).

HSPnet est une application Web sécurisée qui contient des informations sur les étudiants en stages au sein des organismes de santé. L’information sur les étudiants est protégée par un cadre complet portant sur la vie privée et la sécurité visant à assurer que les renseignements personnels dans HSPnet:

• sont recueillis, utilisés et divulgués uniquement à des fins d’identification et de coordination des stages des étudiants;
• ne peuvent pas être utilisés ou divulgués sans le consentement de l’étudiant pour lequel les renseignements personnels doivent être recueillis; et
• sont divulgués uniquement aux personnes autorisées, basé sur « le besoin de connaître l’information », et en général seulement aux individus impliqués dans les stages des étudiants soit dans le cadre du programme de formation, de la discipline, de l’organisme ou du service de celui-ci.

Pour plus d’informations :

• Voir une présentation multimédia sur la vie privée et sécurité dans HSPnet
  Vie privée et sécurité dans HSPnet

La gestion des stages dans certaines disciplines demande des options avancées pour la planification des horaires, y compris :

• Horaires détaillés dans un stage individuel
• Planification de rotations pour des dates facultatives
• Division de demandes sur plusieurs destinations ou expériences
• Liaison de demandes à considérer ensemble (par ex. deux groupes partageant un enseignant)

Les programmes de formation et les sites receveurs ont besoin d’outils efficaces pour gérer les processus d’affectation des superviseurs/précepteurs, la reconnaissance, et la communication entre ceux qui sont impliqués dans les demandes de stage d’étudiants.

• Base de données du personnel – une ressource de recherche qui offre un accès au personnel dans les rôles de :
  • Personne-ressource pour le service – l’individu avec la responsabilité globale pour les étudiants dans un service tel que la physiothérapie, la pharmacie, ou les soins infirmiers (chirurgie, soins palliatifs, santé mentale en communauté)
  • Personne-ressource pour la destination – l’individu qui est responsable des étudiants pour une ou plusieurs disciplines dans une unité ou un programme spécifique tel que pharmacie externe, programme sur la colonne vertébrale, ou site de soins à domicile
  • Superviseur, précepteur, ou enseignant clinique qui est affecté par le site receveur
  • Enseignant qui est affecté par le programme de formation
• Profil du personnel – contient les informations détaillées sur chaque individu tel qu’approprié à son rôle avec les étudiants, ainsi qu’un historique de tous les étudiants affectés
• Accès à HSPnet – pour les meneurs de cours, enseignants, personnes-ressources pour le service et la destination, et superviseurs, avec des droits de lecture seule ou de modification tel qu’approprié pour leur rôle et niveau de formation
• Rapports sur le personnel – Rapports prédéfinis tels que des listes de personnel et horaires de stage, ainsi que des assistants pour construire des rapports personnalisés pour le suivi du personnel et la reconnaissance

Les programmes de formation ont besoin d’outils efficaces pour gérer les processus d’inscriptions des étudiants, affectations aux stages, et surveillance de la conformité aux exigences des sites receveurs telles que la RCR et les vaccinations.

• Base de données des étudiants – une ressource consultable qui offre un accès aux étudiants qui ont signé un formulaire de consentement pour le programme de formation de l’utilisateur (lien vers la page sur la vie privée)
• Fiche d’inscriptions – offre un suivi de chaque cohorte (par ex. 2e année) et des vues multiples pour surveiller et mettre à jour les statuts des préalables (premiers soins, RCR, vaccinations, etc.)
• Fiche d’affectation – supporte l’affectation manuelle des étudiants aux stages individuels ou de groupe, ou offre un accès aux outils d’affectation automatisée des étudiants à l’aide de plusieurs algorithmes
• Accès étudiant – simplifie les communications en permettant aux étudiants d’accéder directement à leurs informations de stage y compris les horaires détaillés, un résumé de leur historique de stage, ainsi qu’une option pour divulguer leurs courriels de l’établissement d’enseignement aux personnes-ressources dans leurs sites de stage. L’accès des étudiants est nécessaire pour que les étudiants entrent leur conformité aux exigences du site (par ex. véhicule ou langue) et pour l’accès aux fonctionnalités avancées telles que Suivi d’activité de l’étudiant et le Sélecteur de sites par l’étudiant
• Rapports sur les étudiants – des rapports prédéfinis tels que les sommaires d’affectations ou des listes d’étudiants, ainsi que des assistants pour construire des rapports personnalisés en fin de suivi des étudiants ou analyse des données